در هنگام برگزاري نشست سواربيكا[1] ، در حاشية شانزدهمین همايش شوراي جهاني آرشيو در كوالالامپور2008، با عنايت به آنكه ايران از ده سال قبل رياست سواربيكا را بر عهده داشت و نيز با توجه به اعلام آمادگي سازمان اسناد و كتابخانة ملي ايران، مقرر گرديده بود تا نشست رؤسا و معاونان آرشيو ملي كشورهاي عضو سواربيكا در ارديبهشت سال 1388 در تهران برگزار شود. پس از طرح بحث در معاونت اسناد ملي ايران و ایجاد کارگروه، طرح برگزاري نشست تهيه و تدوين گرديد. در اين طرح، از آنجا كه برخي نشست‌هاي قبلي سواربيكا همراه با نشست علمي برگزار شده بود، پيشنهاد گرديد تا نشست علمي  سواربيكا نيز همزمان با نشست هيات اجرايي و مجمع عمومي، برگزار گردد.

در جلسة شوراي اجرايي برگزارکنندة نشست سواربيكا، با نظر دكتر فریبرز خسروي -معاون محترم اسناد ملي ايران- مقرر شد به جاي برگزاري نشست علمي سواربيكا، با شركت افرادی محدود، همايشي آرشيوي در سطحي ملي با هدفِ اصليِ دانش‌افزايي در حوزة‌ آرشيو برگزار شود. این امر با نیت برگزاري نخستين همايش ملي آرشيوي و ايجاد سنت برگزاري سالانة همايش آرشيوي به مناسبت روز اسناد ملي در مقياس كشوري، با محور توسعة مباحث آرشيوي مورد تأیید کلیة اعضای شورای اجرایی نشست واقع شد.

پس از تهيه و تأييد طرح برگزاري همايش، از سازمان‌هاي مرتبط و افراد ذي تأثير و اشخاص علاقمند براي تشكيل جلسه‌هاي هيئت علمي همايش دعوت به عمل آمد. متأسفانه تعدادي از افراد و نمايندگان مؤسسه‌هاي دعوت شده در جلسة تعيين اعضاي هيئت علمي همايش حاضر نشدند. در جلسة دوم از بين حاضران در جلسه آقايان دكتر خسروي، دكتر جعفري‌مذهب، دكتر رضايي شريف آبادي (مشاور رئيس سازمان و استاد دانشگاه الزهرا)، نيكبخت (از مركز اسناد انقلاب اسلامي)، ططري (كتابخانه و مركز اسناد مجلس شوراي اسلامي) و فراستي (از مؤسسه مطالعات تاريخ معاصر ايران) و خانم‌ها مهندس فرزام، دكتر اتحاديه و فرضي (از اداره كل آرشيوهاي سازمان صدا و سيماي جمهوري اسلامي ايران) به عنوان اعضاي هيئت علمي همايش وآقايان دكتر مرادي به عنوان دبير علمي و عزيزي به عنوان دبير اجرايي انتخاب شدند.[2]

در جلسة بعد، فراخوان همايش نهايي شد و در مطبوعات و در وب‌گاه سازمان منتشر گشت. در این فراخوان، محورهاي همايش به شرح زیر اعلام گردید:

1.     آرشيوها، كتابخانه‌ها و موزه‌ها: وجوه اشتراك و افتراق

2.     همگرايي در آرشيوهاي كشور(نوشتاري، ديداري و شنيداري): بايدها و نبايدها

3.     نقش آرشيو در پژوهش‌ها

4.     لزوم تدوين نظام ملي آرشيوي در كشور

5.     مديريت اسناد الكترونيك

6.     آرشيوهاي انقلاب و دفاع مقدس در ايران

7.     فرايندهاي آرشيو

7.1.          گردآوري و ارزشيابي

7.2.          پردازش و توصيف

7.3.          حفظ و نگهداري

7.4.          ارائه خدمات و اطلاع رساني

8.     آموزش آرشيوداري

9.     اهميت آرشيوهاي خصوصي (خانوادگي- مجموعه‌ها)

به منظور اطلاع رساني بيشتر، متن فراخوان در وب‌گاهِ سازمان كتابخانه و مركز اسناد مجلس شوراي اسلامي و شماري از وبلاگ‌هاي اسنادي و كتابداري مانند وبلاگ گروهي آرشيويست‌هاي ايران (در 24 مهر1387)، وبلاگ گفتگو (در 27 مهر 1387) و وبلاگ گروهي اسناد و مطبوعات، قرار گرفت.

برخي خبرگزاري‌ها نيز مانند ايبنا، كتاب نيوز، خبرگزاري مهر(28 مهر 1387)، خبر فارسي و باشگاه انديشه، خبر برگزاري همايش را در وب‌گاه خويش قرار دادند.

بتدریج با معرفي نمايندگان سازمان اسناد و كتابخانه ملي جمهوری اسلامی ايران، مركز اسناد انقلاب اسلامي،كتابخانه و مركز اسناد مجلس شوراي اسلامي، سازمان كتابخانه‌ها، موزه‌ها و مركز اسناد آستان قدس رضوي، مركز اسناد و تاريخ ديپلماسي وزارت امور خارجه، بنياد شهيد و امور ايثارگران و مؤسسة مطالعات تاريخ معاصر ايران و صدا و سیمای جمهوری اسلامی ایران شوراي اجرايي همايش نيز شكل گرفت. از جمله اقدام‌های این شورا، مشارکت در برگزاری نمایشگاه معرفی مراکز اسنادی و آرشیوی کشور و تهیة کتاب های آرشیوی- اسنادی به منظور اهدا به تمامی شرکت کنندگان در همایش بود.

تا زمان پايان ارسال چكيده -و كمي پس از آن- تعداد 132 عدد چكيدة مقاله به دبيرخانة همايش رسيد. اين مقالات توسط 149 نفر (خواه نويسندة همكار و خواه يك نفر، نويسندة چند چكيده)، با سطح تحصيلات و تخصص‌هاي گوناگون -به طور عمده كتابداري و پس از آن، تاريخ- نگاشته شده بود. در ادامه نمودار و جداول فراواني ارائه دهندگان چكيده و اصل مقاله آمده است (هر نفر، تنها يك بار محاسبه شده است).

نمودار شماره 1: فراواني شركت كنندگان بر اساس مدرك تحصيلي

جدول 1: ارائه دهندگان چكيده مقاله / مقاله به تفکیک رشته تحصیلی

با مدرك دكترا و دانشجويان مقطع دكترا

جدول 2: ارائه دهندگان چكيده مقاله / مقاله به تفکیک رشته تحصیلی

با مدرك كارشناسي ارشد و دانشجويان مقطع كارشناسي ارشد

جدول 3: ارائه دهندگان چكيده مقاله / مقاله به تفکیک رشته تحصیلی

با مدرك كارشناسي و كمتر

گنجايش سالن همايش ساختمان آرشيو ملي (در حدود 250 نفر) از يك سو، و استقبال از همايش (با توجه به تعداد چكيده مقاله‌ها و اصل مقاله‌هاي رسيده) و نيز همزمانی برگزاری همايش با نشست اجرایی سواربیکا و نمایشگاه اسناد به مناسبت روز اسناد ملی و معرفی مراکز آرشیوی و اسنادی از سوي ديگر، موجب شد تا شوراي اجرايي همايش به منظور برگزاری شایستة همایش (اختصاص فضای مناسب برای همایش، پذیرایی و مواردی از این دست)، به ثبت نام اینترنتی از علاقه‌مندان شرکت در همایش روی آورد. اين امر از طريق وب‌گاه سازمان متبوع و نيز وبلاگ‌هاي مرتبط با آرشیو و کتابداری به اطلاع همگان رسيد. تا ابتداي ارديبهشت ماه بيش از سيصد و پنجاه نفر، مبادرت به ثبت نام اينترنتي كردند. از سوی دیگر با توجه به ارتباط دستگاه‌ها و نهادها با معاونت اسناد ملی ایران، حدود هفتاد نفر از مدیران و کارشناسان نیز برای شرکت در همایش به سازمان معرفی و ثبت نام شدند.

در نهايت، ساختمان آرشيو ملي ايران (گنجينة اسناد) در روزهاي شانزدهم و هفدهم ارديبهشت ماه سال 1388 ميزبان نخستين همايش ملي آرشيوي با عنوان همايش آرشيو براي همه بود.

برنامة همایش

همايش آرشيو براي همه راس زمان اعلام شده در برنامة همایش، در ساعت هشت و نیم صبح روز شانزدهم ارديبهشت سال 1388، با نواختن سرود جمهوری اسلامی و قرائت آیاتی چند از کلام الله مجید آغاز شد.

در ابتدا جناب آقاي اشعري مشاور محترم فرهنگی رئیس جمهور و رئیس سازمان اسناد و کتابخانة ملی جمهوری اسلامی ایران، در سخنرانی خویش فرا رسيدن روز اسناد ملي را فرصت مناسبي براي مرور و بررسي دوبارة‌ موضوع اسناد و آرشيو دانست و گفت امسال سازمان اسناد وكتابخانة ملي در این همايش فرصت بررسي علمي موضوع آرشیو را فراهم كرده است. وي با اشاره به فعاليت‌هاي معاونت اسناد ملي ايران در حوزه‌هاي گردآوري، پردازش، حفاظت و نگهداري و اطلاع‌رساني اسناد افزود هنوز جايگاه آرشيو ملي در كشور به درستي شناخته نشده است.

رئيس سازمان اسناد و كتابخانة ملي ايران با اشاره به قانون تأسيس سازمان اسناد ملي مصوب سال 1349 كه بر اساس آن، تمام دستگاه‌هاي دولتي و وابسته به دولت موظف به ارائه‌ اسناد خود به سازمان اسناد ملي شده‌اند، اظهار كرد: با توجه به نام‌گذاري امسال از سوي مقام معظم رهبري به سال اصلاح الگوي مصرف، ضرورت دارد كه ما به اصلاح الگوي مصرف تنها در حوزه‌‌هايي مانند آب و انرژي اكتفا نكنيم، بلكه آن را در حوزه‌هاي ديگر تسري دهيم که اين امر با اجراي صحيح قانون و پرهيز از اعمال سليقه ميسر مي‌شود و از اين ‌رو ضرورت دارد دستگاه‌هايي كه در برابر اين اصل قانوني در خصوص اسنادشان تمكين نکرده‌اند، براي بهره‌‌وري بيش‌تر به وظايف قانوني‌شان عمل كنند. اشعري بي‌توجهي به جايگاه آرشيو ملي در كشور را ناشي از اعمال سليقه‌هايي دانست كه سبب مي‌شود آن‌طور كه بايد، حق مطلب دربارة‌ آرشيو و اسناد ملي ادا نشود. وی در ادامه خطاب به همكاران سازماني خود گفت: سازمان متولي اسناد كشور است و چنانچه در گردآوري اسناد كوتاهي شود و يا اسناد صدمه‌اي ببينند، آيندگان در مورد ما چه خواهند گفت؟ وی سپس از اسناد به عنوان برگ‌هاي شناسنامة ملت ايران ياد كرد و افزود: اسناد مي‌تواند ابهام‌‌هاي موجود در تاريخ را برطرف كند و هر برگي كه از اسناد گم شود، به نوعي خلأيي در تاريخ ايران به وجود مي‌آورد.

پس از او، دکتر سید محمدرضا باقر رئیس آرشیو ملی هند، یکی از اعضای شرکت کننده در نشست سواربیکا 2009 در تهران، با طرح اين پرسش كه رؤساي آرشيوهاي ملي كشورهاي عضو سواربيكا به چه منظور هم اينك در تهران هستند، به زبان فارسی دقایقی سخنرانی کرد. وی با آوردن تمثيلي گفت: ما تا زماني زنده هستيم كه فكر مي‌كنيم، فكر كردن هم نياز به تصديقهايي دارد؛ همان‌طور كه فكر كردن، اثبات زندگي فرد است، اسناد نيز تصديق و اثبات هستي ماست.

رئيس آرشيو ملي هندوستان همچنين خاطرنشان كرد: اسناد ملي هر كشوري مي‌تواند روايت‌‌گر خوبي براي آيندگان آن كشور از گذشته‌‌شان باشد.

آقای دكتر فريبرز  خسروي، معاون اسناد ملي ایرانِ سازمان اسناد و كتابخانة ملي ایران هم با اشاره به برگزاري نخستين همايش ملي آرشيوي در ايران، ابراز اميدواري كرد كه اين همايش سرآغازي براي توجه بيش‌‌تر و نگاه علمي به آرشيو در كشور باشد و افزود: تا هنگامي كه نگاهی علمي، دقيق و عيني به مسأله اسناد نداشته باشيم، نمي‌‌توانيم به جايگاه واقعي خود در اين حوزه برسيم. سپس نگارندة این سطور -به عنوان دبیر اجرایی همایش- گزارش کوتاهی در خصوص شکل‌گیری همایش ارائه کرد. پس از آن نشست‌های هشت‌گانه همایش آغاز شد.

در نشست اول همایش -که به موضوع شباهت‌ها و تفاوت‌های آرشیوها و کتابخانه‌ها اختصاص یافته بود- سه مقاله قرائت شد. نخستین سخنرانی، مقالة مشترک آقای دكتر ابراهيم افشار زنجاني[3] و خانم مليكا خوشبخت[4] با عنوان «همگرایی کتابخانه، آرشیو و موزه: يك تجربه» بود. در این مقاله، تاثیر تکنولوژی در تسهیل بازیابی اطلاعات موجود در کتابخانه، آرشیو و موزه به عنوان نهادهای حاوی دانش مورد بحث قرار گرفته و به گفتة نویسندگان مقاله، از این منظر، نگریستن به افتراق بین آنها بی‌معنا است. گرچه  تنها محمل‌های حاوی اطلاعات وجود نهادهایی چندگانه را باعث شده است، اما گردآوری، حفظ و نگهداری و سازماندهی این محمل‌های حاوی اطلاعات نیز الزامیست و از این رو وجود ارگان‌هایی با کارکردها، ساختار سازمانی، تخصص، نیروی انسانی و خدمات متفاوت لازم می‌شود.در این مقاله، به انجمن ‌کتابخانه، موزه و آرشیو انگلستان و کتابخانه دیجیتالی نروژ به عنوان دو نمونة موفق در همگرایی بین این سه نهاد و یاری کننده درک بهتر این همگرایی، اشاره گردید.

پس از آن آقای امیر وفائیان[5] مقالة خویش را با عنوان «یوروپیانا: تحقق همکاری میان آرشیوها، کتابخانه‌ها و موزه‌ها در اروپا» ارائه کرد. در این مقاله ضمن بیان نقش و اهمیت مراکز میراث فرهنگی، اعم از آرشیو، کتابخانه، موزه و مراکز سمعی و بصری و هدف این مراکز برای دسترس‌پذیری مجموعه‌هایشان به کاربران از یک‌سو، و از سوی دیگر حفظ و نگهداری این منابع برای نسل‌های آینده است. در ادامه، سخنران معرفی و بیان ویژگی‌های درگاه کتابخانه، موزه و آرشیو رقمی یوروپینا (EDL)، به عنوان اولین نمونة وب‌سایتی که امکان دسترسی مستقیم به میلیون‌ها شیء رقمی سراسر اروپا را تنها از طریق درگاه فراهم کرده، و نقش و جایگاه آن در پیشبرد اهداف فرهنگی اروپا، پرداخت و پيشنهادهایی برای ایجاد پورتال مشابه داخلی، ارائه داد.

عنوان آخرین مقالة نشست اول، «آرشیوهای مطبوعاتی؛ وجوه اشتراک و افتراق منابع آرشیوی با کتابخانه‌ها» بود که توسط آقای حمید فاطمیان[6] ارائه گردید.

در این مقاله به طور کلی شباهت‌ها و تفاوت‌های كتابخانه و آرشيو بیان شد. سخنران در ادامه به بیان اشتراک‌ها و افتراق‌های آرشیوهای مطبوعات با دو نهاد پیش گفته اشاره گردید.

پس از استراحت کوتاه و پذيرايي مختصری، همایش به کار خود ادامه داد. اولین سخنران نشست دوم، خانم بهناز زرين‌كلكي[7] موضوع «اخلاق آرشيوي» را محور بحث خویش قرار داد. سخنران، براي تبيين معناي اصول اخلاق حرفه‌اي در آرشيو، ابتدا به بیان مفاهيم اخلاق و حرفه پرداخت و سپس ارتباط بین اين دو مفهوم را بررسي کرد. در بخش پاياني سخنرانی، اصول اخلاقي آرشيوداران پيشنهاد و گفته شد که نتيجة پايبندي به اخلاق حرفه‌اي، احترام به قوانين، و التزام به رعايت بي‌چون و چراي آن است که اين امر یکی از رموز اصلی موفقيت جوامع محسوب مي‌گردد.

آقای رسول زوارقی[8] سخنران بعدی نشست بود که سخنرانی خود را با عنوان  «مدیریت پیشینه‌های الکترونیکی (ERM) بستری برای تحقق دولت الکترونیک» ارائه کرد. وی با اشاره به نتیجه و مفهوم واردشدن جوامع به عصر اطلاعات، گفت که درک ضرورت توسعة راهبردی برای مدیریت پیشینه‌های الکترونیک که بخشی از حافظة سازمانی را شکل می‌دهد، زیربنای تشکیل دولت الکترونیک است و مدیریت این پیشینه‌ها منجر به کار مشترک، سیاستگذاری مبتنی بر شواهد، تضمین دسترسی آزاد به اطلاعات، تضمین تحقق مدیریت دانش در سازمان، قانونگذاری‌های تخصصی متنوع و زیربنای برنامه‌های مدرنیزاسیون دولت از جمله خدمات دولت الکترونیکی خواهد شد. وی در ادامه افزود که با بروز تغییر در شیوة استفاده از پیشینه‌های الکترونیکی، آرشیوهای ملی در پی بهبود فرایندها و رویه‌های خود و ارائه توصیه‌های لازم به دولت‌ها هستند.

آخرین سخنران نشست دوم، آقای عزیز هدایتی خوشمهر[9] در سخنرانی خویش «پیش نویس مدل مرجع استاندارد ملی در مدیریت اسناد الکترونیکی» و اسناد آرشیوی را ارائه کرد. وی ضمن اشاره به وظیفة ثبت و نگهداری اطلاعات فعالیت‌های سازمان‌ها، شرکت‌ها و مؤسسات عمومی و در میان گذاشتن آن با هموطنان، بر این نکته نیز تاکید داشت که در طراحی سیستم‌های الکترونیکی اطلاعات، درک درست از مفهوم سند، محافظت از مدارک حاصل از چالش‌ها و فعالیت‌ها، مراحل تولید اسناد و حتی مرحله قبل از تولید، باید مد نظر باشد.

نشست سوم -پس از اقامه نماز و صرف نهار- در ساعت 14 با ارائة مقالة «آرشیو2، راهکاری نوین در راستای خدمات اطلاع رسانی و مدیریت اسناد الکترونیکی در آرشیوها: ارائه یک مدل پیشنهادی» که توسط خانم­ها مریم پاکدامن نائینی و آناهیتا باواخانی[10] و آقای امیررضا اصنافی[11] نگاشته شده بود، آغاز شد. در این مقاله با توجه به نقش اطلاع رسانی آرشیوها، نقش نرم افزارهای اجتماعی تحت وب در فراهم ساختن امکان تعامل کاربران -خواه آرشیودار و خواه نیازمندان اطلاعات- با منابع اطلاعاتی آرشیوی به شکل‌های گوناگون، بیان گردید. در ادامه، هدف عمده از به کارگیری وب 2 و خدمات آن در کتابخانه­ها مورد بحث قرار گرفت و بیان شد که آرشیوها هم می‌توانند مفهوم آرشیو 2، را بر مبنای وب 2 در خود تقویت کرده و خدمات خود را بر این اساس گسترش داده و قادر شوند تا در هر ساعتی از شبانه­روز با کاربران در تعامل چندسویه باشند. در ادامه ایدة آرشيودار 2 و خدمات قابل عرضة مراکز آرشیوی، مطرح و مدل پیشنهادی برای استفاده از نرم­افزارهای اجتماعی در مراکز آرشیوی به منظور ارائه خدمات بهتر این مراکز، ارائه شد.

خانم‌ها لیلا نعمتی انارکی و رویا پورنقی[12] ارائه دهندگان مقاله بعدی با عنوان «رقومی‌سازی آرشیوها: ضرورت‌ها و چالش‌ها» بودند. در این مقاله ضمن اشاره به مفهوم آرشیو و تاکید بر نقش اطلاعات به عنوان یکی از اصلی‌ترین ارکان پیشرفت و ارتقاء جوامع بشری،  مفهوم میراث مکتوب و آرشیوهای رقومی، تاریخچة شکل‌گیری آنها، چالش‌های موجود، ضرورت‌های رقومی کردن میراث مکتوب، لزوم ایجاد شبکه جهانی دانش برای آرشیوها و در نهایت مزایا و معایب این شبکه بررسی شده است.

دکتر مهدی افضلی[13] «امضای دیجیتالی و امنيت اطلاعات در مديريت اسناد الکترونيکي» را موضوع سخنرانی خویش ساخته بود. وی در آغاز اشاره کرد که اسناد الکترونیک بیشتر حاوي اطلاعاتي مهم و حساس مانند قراردادهاي حقوقي، فن‌آوري‌هاي محرمانه و تبادل اطلاعاتي مالي و اقتصادي هستند و لازم است تدابيري به منظور جلوگیری از دسترسي سارقان رايانه‌اي به اسناد در محيط الکترونيکي و مجازي، به‌عمل آيد و از این روست که روش‌هاى مختلف رمزگذاري و امضای ديجيتالي ايجاد شد و گسترش يافت. وی افزود اهميت ايمنى فضاى مجازى و لزوم معرفى فناورى امضاى ديجيتالى و ثبت الكترونيكى مطمئن، با توجه به حجم فعاليت‌ها در محيط مجازي، بيشتر آشكار مي‌شود. وی در ادامه به روش‌هاي متفاوتي که براي جلوگيري از دخل و تصرف در اسناد الکترونیکی و تامین امنیت این اسناد وجود دارد اشاره و به‌کارگيري امضای ديجيتالي در محيطي امن و مطمئن را بررسي کرد و تأثيرات گسترش اين تکنولوزي بر روي مديریت اسناد الکترونيکي را مورد بحث قرار داد.

نشست سوم با تجليل از نمايندگان دستگاه‌ها پایان یافت.

در آخرین نشست روز نخست همایش، سه مقاله ارائه شد که سخنرانان دو مقالة نخست، پژوهش و آرشیو را محور بحث خود قرار داده بودند. خانم ناهيد انتظاريان[14] در مقاله‌ای با عنوان «نقش آرشيو در پژوهش» به بیان اهمیت، ارزش و کاربرد منابع آرشيوي در حوزه‎هاي مختلف پژوهشي از جمله تاريخي، اجتماعي و سياسي پرداخت و اشاره کرد اسناد آرشيوي داراي ارزش قانوني و رسمي زيادي است که با استناد به آنها مي‎توان واقعيت گذشته و حال جوامع بشري را بررسي كرد. اين اسناد توجه پژوهشگران رشته‌هاي علمي گوناگون را به سوي خود چلب کرده است. وی در ادامه با اشاره به قرار گرفتن در عصر اینترنت و عصر وب جهان‌گستر، آرشيو مدارك الكترونيكي و نقش آنها در پژوهش‎ها و ارتباطات علمي و ویژگی‌ها، اهداف و تقسیم بندی این آرشيوها را مورد بحث قرار داد.

«معاصر پژوهي در گنجينه اسناد قوه قضائيه: فرصت‌ها و چالش‌ها» موضوع سخنرانی خانم فاطمه شيرالي[15] بود. وی با بیان برخی ویژگی‌ها و تنگناهای پژوهش در علم تاریخ، اشاره کرد که اسناد یکی از کارآمدترین ابزارها برای کشف واقعیت حوادث و رویدادهای تاریخی است به گونه‌ای که هیچ پژوهشگری نمی‌تواند در جریان مطالعات تاریخی، خود را بی نیاز از اسناد و مدارک مقطع زمانی مربوط بداند. وی بایگانی‌های اسناد راکد قوة قضائیه را از آرشیوهای اسنادی بسیار مهم کشور برشمرد که قادر است فرصت‌های پژوهشی فراوانی را در مقطع تاریخ معاصر کشور به خصوص دورة حکومت پهلوی اول و دوم برای محققان فراهم سازد. سپس نمونه‌هایی از اسناد موجود در این آرشیو، معرفی شد.   

آخرین سخنران روز اول خانم فرحناز فتح اله زاده[16] بود که «لزوم تدوین نظام ملی آرشیوی در کشور» را محور بحث خویش قرار داده بود. وی در مقالة خود ضمن اشاره به تاریخچة آرشیو در کشور، به جایگاه و نقش نظام ملی آرشیوی پرداخت و در ادامه به محورهایی که برای تدوین نظام ملی اسنادی کشور باید بررسی شود، اشاره‌ای گذرا کرد.

دومین روز همايش آرشيو براي همه، مصادف با هفدهم ارديبهشت، روز اسناد ملی بود. نخستین سخنرانی این روز، با عنوان «پادكست­ها در آرشيوهاي ديداري شنيداري: فرصت يا تهديد» توسط خانم رضیه یزدان‌نیا[17] ارائه شد. سخنران ضمن اشاره به فراگیرشدن بحث پادکست در مراكز اطلاع‌رساني و معطوف شدن توجه آرشیودارها به آن به دلیل قابلیت و توانایی‌های پادکست‌ها برای تبادل اطلاعات صوتی به منظور هماهنگ شدن و ارتباط سریع‌تر و آسان‌تر با کاربران و دسترس پذیرتر کردن منابع الكترونيكي، به بررسی تهدیدها و فرصت‌هایی که پادکست با حضور خود در آرشیوها ایجاد می‌کند، پرداخت و قابليت‌ها وكاركردهاي آن را در راستاي اهداف و رسالت آرشيوها مورد بررسي قرار داد.

سخنران بعد، خانم ليلا مکتبی­فرد[18] آرشیو فیلم‌های مستند را موضوع صحبت خویش قرار داد. وی در مقالة «جستاری در توزيع، تکثير و آرشيو فيلم­های مستند: منبع اطلاعاتی فراموش شده» ضمن بيان تعاريف، انواع فيلم­های مستند و وجوه اشتراک اين آثار با يک مقالة پژوهشی مورد بحث و بررسی قرار داد و در ادامه افزود به خاطر ویژگی استناد به حقايق موجود و نزديکی اين نوع فيلم به واقعيت، سازندگان فيلم­های مستند پيش از ساختن فيلم، دست به پژوهش می‌زنند. این امر سبب گشته تا فيلم مستند را گاه به عنوان محصول پژوهشی تصويری  محسوب کنند. ویژگی‌ای که سبب شده فيلم­های مستند به عنوان پيشينه و منبع اطلاعاتی غنی، در بسياری از پژوهش­ها به­ويژه با موضوع­های تاريخی، علمی، قوم نگارانه، سياسی و اجتماعی مورد استفاده قرار گيرند. در پايان مشکلات تکثير و توزيع فيلم مستند در ايران از وجوه مختلف و امکان فراهم­آوری آرشيوی جامع، متشکل از تمامی فيلم­های مستند ايرانی در سازمان اسناد و کتابخانة ملی جمهوری اسلامی ايران، مورد بررسی قرار گرفت.

دكتر سيد حجت مهدوي سعيدي[19] در مقالة خویش موضوع «آرشيوهاي انقلاب و دفاع مقدس» را ارائه کرد. در این مقاله ضمن اشاره به حوادثی که برای از بین بردن اسلام راستین با دسیسۀ آشکار و پنهان دشمنان در قرن اخیر به وقوع پیوسته، بیان گردید که نگرش دقیق به گذشته می‌تواند جامعۀ آینده ما را هر چه بیشتر و بهتر به صلاح نزدیک کند و تأسیس و تحکیم «آرشیو ملی کشور» در این رهگذر نقش بسیار مهمی دارد. سخنران در ادامه به پدیدۀ بزرگ انقلاب اسلامی و دفاع مقدس و آرشیوهای مربوط پرداخت.

نشست ششم با سخنرانی آقای سعید ملیح[20] با موضوع «آموزش آرشيوداري» آغاز شد. وی در سخنرانی خویش با اشاره به اهمیت آرشیو و حفظ منابع آرشیوی از منظرهای متفاوت اعم از تاریخی، استفاده در برنامه­سازی رادیو تلویزیونی، تولید منابع دیداری شنیداری جدید و بهره­گیری مخاطبان، به بررسی مشکلات و مُعضلات آموزش آرشيوداري در کشور پرداخت.

«وجوه اشتراک و افتراق آموزش در کتابخانه و آرشیو» عنوان مقالة مشترک آقای دکتر مهرداد نیکنام[21] و خانم طاهره طاهری[22] بود که توسط خانم طاهری ارائه شد. در این مقاله با توجه به شرایط متفاوت فراهم آوری، پردازش و خدمات مرجع در مورد مواد کتابخانه، نسخ خطی و آرشیو، تفاوت در آموزش در این فعالیت­ها اشاره و بیان شد اگرچه از بسیاری جهات آموزش کتابداری و آرشیو مکمل یک­دیگرند، ولی  به هیچ­وجه مترادف نیستند. سخنران در ادامه، ضمن اشاره به تاریخچة آموزش کتابداری و بویژه آرشیو در ایران، به دروس تخصصی رشتة آرشیو اشاره کرد.

«جايگاه آرشيوهاي شهرداري در عمومي­سازي نقش آرشيوها» عنوان سخنرانی آقای ابوالفضل حسن­آبادي[23] بود. وی در این مقاله ضمن اشاره به وظایف و عملکرد آرشیوهای ملی، ارتباط بين آرشيوها با حجم اسناد و مدارك توليد شدة سازمان­هاي دولتي، غيردولتي، شركت­ها و مردم، و توان آرشيوهای ملي در جمع­آوري، نگهداري و سازماندهي اسناد پرداخته شد. سخنران با بررسی جايگاه، وظايف و كاركرد آرشيوهاي شهرداري برخی کشورها، کوشید ضمن مشخص كردن جنبه‌هاي مختلف موضوع، به بیان اهميت آن در عمومي­سازي نقش آرشيوها بپردازد.

«گسترة جغرافيايی و سابقة تاريخی مجموعه‌های خصوصی و خانوادگی در ايران» عنوان مقاله مشترک آقایان محمود دقاقی[24] و مهدی شفیعی[25] بود که توسط آقای دقاقی ارائه شد. در این مقاله ضمن اشاره به قدمت تاریخ کشورمان و اسناد و مدارک باقی مانده از قرون گذشته به بیان این مسئله پرداخته شد که بخش مهمی از این اسناد و مدارک در مجموعه‌های شخصی و خانوادگی خانواده‌های کهنسال و نیز در خاندان‌هایی که در ادوار مختلف تاریخی به زمامداری در گوشه و کنار این سرزمین مشغول بوده‌اند، پنهان است.

موضوع مقاله نخستین سخنران نشست هفتم، آقای دکتر مرتضی کوکبی[26]، «مشکلات بایگانی به عنوان نقطۀ آغازین آرشیو: گزارشی از تجربیّات یک مدیر گروه و رییس دانشکده» بود. دکتر کوکبی در سخنرانی خویش به بیان مشکلاتی که در مورد بایگانی گروه و دانشکده با آن روبه‌رو بوده و راه حل­هایی که پیدا کرده، پرداخت. همچنین وی، به بایگانی متمرکز کشوری، نظام ارجاع­دهی به نامه­ها، محتوای نامه­ها و چگونگی ارجاع به محتوای آن­ها و مسائلی از این دست، در سخنرانی خویش اشاره کرد.

«توصیف کتابشناختی مواد آرشیوی با تاکید بر نام عام و خاص مواد» موضوع سخنرانی خانم سهیلا فعال[27] بود. وی ضمن برشمردن تعریف و حوزة کارکرد فهرست‌نویسی توصیفی، ویژگی‌ها، دشواری‌ها و اصول توصیف کتابشناختی منابع آرشیوی، به خصوص منابع دیداری–شنیداری، به معرفی انواع مواد آرشیوی، دسته‌بندی آنها بر اساس وجه تسمیة عام و خاص و بررسی تطبیقی در توصیف کتابشناختی این منابع پرداخت. 

خانم ملیکا دهقان ابراهیمی[28] سخنرانی خود را با موضوع «حفاظت و نگهداری اسناد دیجیتال: سیر تحول از گذشته تا  حال» ارائه کرد. وی در مقالة خود به بیان تکنولوژی‌های مختلف به کار رفته در حفاظت و نگهداری اسناد دیجیتال از گذشته تا به حال و خدمات مراکز اداره ريزفیلم و اسناد دیجیتال، اداره حفاظت از منابع دیداری و شنیداری پرداخت و کارکرد ابزارهایی چون آرشیورایتر و ریزفیلم‌ها و مزایای رقمی شدن مواد آرشیوی  و همچنین مشکلات فناوری‌های قدیمی را بیان و راهکارهایی برای حل مشکلات پیشنهاد کرد.

در نشست هشتم نیز سه مقاله ارائه گردید. «مدیریت دانش و خدمات مرجع در مراکز آرشیوی»، عنوان مقالة آقای دکتر عبدالحسین فرج­پهلو[29] و خانم‌ها مرجان خجسته‌فر و معصومة دالوند[30] بود. سخنران با طرح این پرسش که آیا در دنياي سازمان‌هاي توليد دانش، آرشيوها توان ديده شدن به عنوان توليد­كنندۀ دانش را دارند، به بررسی موضوع مشارکت آرشیوها در تولید دانش پرداخت و افزود اين مسئله زماني امكان دارد كه به باز­تعريف نقش آرشيودارها در ارائة خدمات به كاربران از جمله خدمات مرجع پرداخته شود. وی سپس برای نشان دادن چگونگی به کارگیری مدیریت دانش در خدمات مرجع مراکز آرشیوی، ضمن تبيين و تعريف مديريت دانش و عناصر ضروري آن در محيط آرشيوها به باز­تعريف خدمات مرجع از شكل ساده آن يعني از فراهم­آوري اطلاعات به پردازش دانش پرداخت و خدمات مرجع را از منظر منابع اصلي، كاربران و آرشيودار­ مرجع مورد بررسي قرار داد.

«سياست دسترسي به اسناد (با رويكرد به رويه‌هاي مورد استفاده در مراكز اسنادي-آرشيوي)» موضوع سخنرانی غلامرضا عزيزي[31] بود که در آن دسترس­پذير ساختن مجموعه­هاي آرشیوها محور بحث قرار گرفت و روش­ها، هدف­ها و سیاست­های اجرائی آرشیو، در زمینة تدوين سياست دسترسی به منابع و محدوديت­هاي آرشيو در ارائه اسناد، با اشاره به روش­ها و رويه‌هاي مورد استفاده در برخي آرشيوهاي خارجي و  مراكز اسنادي داخل كشور، مورد توجه قرار گرفت.

سخنرانی پایانی نخستین همایش ملی آرشیوی ایران «بررسي و تحليل مدل مرجع نظام اطلاعاتي آرشيوي باز» بود. این مقاله که توسط خانم  ميترا صميعي[32] و آقایان دکتر فريبرز درودي[33] و عليرضا انتهايی[34] نگاشته شده بود توسط خانم صمیعی ارائه شد. نویسندگان در این مقاله مدل مرجع نظام اطلاعاتي آرشيوي باز -که به حيطة كاملي از نقش‌هاي حفاظت اطلاعات آرشيوي شامل گردآوري، ذخيره‌سازي آرشيوي، مديريت داده، دسترس‌پذيري و اشاعه مي‌پردازد-  و همچنین مقولة انتقال اطلاعات ديجيتالي در رسانه‌ها و شكل‌هاي نوين مورد بررسي قرار گرفت. اين مراسم با ارائه گزارش آقاي دكتر مرادي دبير علمي همايش، دكتر خسروي معاون اسناد ملي ايران و آقاي اشعري رئيس سازمان اسناد و كتابخانه ملي ايران خاتمه يافت.

شايان ذكر است كه در پايان هر نشست، زماني به پرسش و پاسخ اختصاص داده شده بود. به دليل مباحث مطرح شده در يكي از نشست‌‌ها، يكي از اعضاي هيئت رئيسه نشست از آقاي محسن روستايي خواست تا دقايقي در خصوص جايگاه مورخين از ديدگاه آرشيوي، سخن گويد.