آینده آرشیو(۱)وتحقیقات تاریخی(۲)

سیما شارقی(۳)

چکیده
در طول تاریخ، بشر، همواره نگهداری اسناد را به دلایلی اهمیت بخشیده است. در واقع، اهمیت اسناد ناشی از ماهیت اطلاعاتی است که در خود دارند. اسناد به عنوان بخشی از یادواره‌های مشترک مردم جهان، نقش مهمی در حفظ هویت دینی، ملی و فرهنگی گذشته، حال و آینده دارند.
اسناد یکی از منابع اطلاعاتی درک تاریخ و شناخت تحولات اجتماعی، اقتصادی، سیاسی، اداری، فرهنگی و نظامی یک جامعه تلقی می شوند. در این رهگذر حفظ و نگهداری این گنجینه ارزشمند، ضرورتی تام دارد و روشهای صحیح بازیابی مطالب و همچنین چاپ و نشر آنها به شکلی درست امری ضروری است. آنچه امروزه از منظر کاربرد اسناد تاریخی با آن روبرو هستیم دستیابی به خدمات فناوری اطلاعات و به بیانی استفاده از امکانات اینترنتی است که  به شکل فزاینده ای در محافل علمی و دانشگاهی کشور گسترش یافته است. گذشته از کتابخانه های رایانه ای امکان دسترسی به سایت های تخصصی رشته تاریخ، وب سایتهای پژوهشگران برجسته تاریخ اعم از داخلی و خارجی، پیوند با گروههای تاریخ در سراسر جهان، انجمن های علمی و نیز موسسات مجازی دیگر عرصه جدیدی به روی تاریخ پژوهان گشوده است.
مقدمه
نیاز هر جامعه رو به رشد، رویکرد تاریخی به گذشته است تا با شناخت میراث و دستاوردهای نیاکانش راه را برای دگرگونی و پیشرفت اجتماعی هموار سازد. در این رویکرد، اسناد و مدارک آرشیوی نه تنها وسیله درک تاریخ و شناخت تحولات اجتماعی، اقتصادی، اداری وعلمی یک ملت است، بلکه ابزاری برای شناختن تاریخ و تسهیل و پیشرفت در زمینه های اجتماعی و اقتصادی است. آن چنان که با توجه به آنها میتوان از تکرار اشتباهات گذشته جلوگیری کرده و راه پیشرفت آینده را هموارتر  ساخت. لذا  "اسناد  تاریخی" به عنوان یکی از انواع اسناد و مدارک آرشیوی و ابزاری عمده و اساسی در پژوهشهای مورخان محسوب شده و از نظر یک مورخ نه تنها بیانگر رشد و فعالیتهای یک دولت است،  بلکه توسعه و تکامل یک ملت را نیز نشان می دهد. با توجه به اهمیت و نقش اسناد تاریخی در اعتبار هر تحقیق و پژوهش، در این تحقیق سعی شده با توجه به تغییرات سریع تکنولوژی و اثرات آن بر آرشیوها، به مسئله آینده آرشیو و نقش مؤثر آن در تاریخنگاری پرداخته شود.

اسناد آرشیوی؛ تحقیقات تاریخی
آرشیوها را بهطورکلی از دو نظر میتوان تقسیم کرد:
 از نظر موضوعی: شامل آرشیوهای تاریخی، جغرافیایی، حقوقی و قضایی، سیاسی، اقتصادی و غیره
 از نظر سازمانی و مکانی: مانند آرشیو ملی،اداری، ایالتی، شهری، شخصی و غیره.
اسناد و مدارک آرشیوی، از منابع مکتوب تاریخی به حساب می آیند. آرشیو تاریخی به همه مدارکی گفته می شوند که ارتباط بی واسطه ای با تحولات گذشته و جاری کشور دارند و در درون  آن بخشی از مسائل و واقعیات کشور بازتاب یافته است. مانند دستورالعملها، بخشنامه ها، فرمانها، برنامه ها، سیاستها، تصمیم گیریها، انتصابات، عزلها، مذاکرات، دیدارها و صورتجلسات و ... . از آنجا که در زمان نگارش این اسناد عمدتاً به اهداف اداری، سیاسی و اجرایی توجه شده است، استفاده تاریخ نگارانه  آنها مد نظر نبوده و در نتیجه اطلاعات موجود در آنها پراکنده و از هم گسیخته است که باید در پیوند با سایر منابع تاریخی تکمیل شود یا حلقه های مفقوده منابع دیگر را تکمیل کند.
تحقیقات تاریخی با توصیف انتقادی و تحلیل رویدادی گذشته سروکار دارد و هدف اصلی آن شناخت بهتر وضعیت ها در زمان حال است. در این نوع تحقیق اهداف زیر دنبال می شود:
• تفسیر، کشف و پیشینه برداری دقیق از رویدادهای گذشته
• تعیین وضعیت پدیدارها در زمان گذشته
• شناخت و حل مسائل زمان حاضر در پرتو تجارب گذشته
• شناخت بهتر وضعیت موجود
• تهیه برنامه ها و تنظیم خط مشی ها
بعلاوه منابع تاریخی مورد استفاده در تحقیقات تاریخی را می توان به صورت زیر طبقه بندی کرد:
 منابع تاریخی از نظر اهمیت و اعتبار:
 منابع اصلی  یا دست اول
 منابع فرعی یا دست دوم
 منابع تاریخی از نظر شکل و تنوع:
 منابع شفاهى
 منابع مکتوب شامل کتابها، مطبوعات و اسناد و مدارک آرشیوی
 منابع تصویرى
 منابع ساختمانى
 منابع مادى و ابزارى تحقیقات تاریخى
 منابع الکترونیکى شامل حافظه رایانه، دیسکها، دیسکتها، حافظه رایانه، میکروفیش، میکروفیلم، جعبه های اطلاعاتی، پست الکترونیک، وب سایت ها، پایگاههای اطلاعاتی، صفحات گسترده و غیره.
تاریخچه اسناد آرشیوی
شناخت احوال گذشتگان، موجب کسب تجربه و روشنی راه آینده و تعیین کننده خط مشی دولتمردان و مقامات و طبقات مختلف هر جامعه است. بدیهی است که بررسی واقعیتهای تاریخی هر قوم و ملتی، مبتنی بر اسناد و مدارک تاریخی و منابع فرهنگی مدون میسر خواهد بود.
یونانیان از اولین اقوامی بودند که به نگهداری اسناد و مدارک اقدام کردند. آنها اسناد و مدارک خود را در معابد از جمله پرستشگاه «منارون» - که به نام مادر خدایان است-  ضبط می‌کردند. در این‌‌گونه معبدها، گزارشهای مجالس، قوانین و رساله‌ها و سایر مدارک کشور نگهداری می‌شد. در میان آنها، مدارک دفاعیة سقراط حکیم همراه با سایر دستنوشته‌ها، از قبیل فهرست برندگان بازی، ضبط می‌گردید. این دست نوشته‌ها از زمانهای اولیه  تا سه قرن بعد از میلاد وجود داشته است و متعلق به یونانیان و روابط آنان بوده است و معمولاً در روی صفحه‌ای یا لوحه‌ای به نام پاپیروس  که آن را لوله می‌کردند و داخل محفظه‌ای قرار می‌دادند نگهداری می‌شد..
به گفتة پژوهشگران و محققان، نگهداری اسناد در ایران قدیم نیز مرسوم بوده و در تشکیلات اداری هخامنشیان، بایگانی سلطنتی، یکی از شاخصهای سازمان اداری دربار وقت بوده است. مدارک هخامنشیان، بر روی لوحه‌های پاپیروس و چرم ثبت می‌شده است. علاوه بر هخامنشیان، از زمان آریایی‌ها و آرامی‌ها نیز نوشته‌هائی بر روی پوست کشف شده است. هرچه از گذشته های تاریخی به روزگار ما نزدیکتر می شویم، منابع اصلی تاریخی تنوع و تکثر بیشتری می یابند. اگر در گذشته های دور این منابع صرفاً شامل تاریخهای عمومی، تاریخ سلسله ها، سیره ها، مغازی، سفرنامه ها، تذکره ها، طبقات نویسی و آثار ادبی و جغرافیایی می شد، در دوره های بعد روزنامه ها و جراید ، شب نامه ها، خاطرات، اسناد و مدارک آرشیوی، فیلم ها، نوارهای کاست، منابع الکترونیک نیز به مجموعه آنها اضافه گردید.
تا یک قرن پیش عالی ترین و مهمترین شکل اسناد و مدارکی که مورخ در اختیار داشت صرفاً مدارک آرشیوی دست نویس و تایپی بودند که دسترسی به آنها نیز چندان آسان نبود اما رفته رفته اسنادی که صدا، آهنگ و تصویر را ضبط می کردند (نوار کاست، فیلم و عکس) به آنها اضافه شد. امروزه اسناد دیجیتالی با اشکال متنوع خود نیز به این مجموعه پیوسته است.  بطور کلی هم چنان که در زمان حال سند اساس تصمیم گیری در کارها است، برای مورخ  نیزاسناد اساس قضاوت در  مورد گذشته است. در اینجا سعی ما بر این است که  ضمن بیان تاثیر فناوری اطلاعات بر آرشیو و  روش تحقیق تاریخی، به نقاط قوت و ضعف آن  اشاره ای  داشته و در صورت لزوم راهکارهایی ارائه دهیم.  
فناوری اطلاعات و تاثیر آن بر آرشیوها
امروزه بدون آن که نیازی به تکثیر کلیه قسمت‌های یک سند باشد، مراجعان می‌توانند به کمک کامپیوتر به جستجوی لغات یا عبارات عمده یا اقلام ویژه اطلاعاتی مورد نظر خود در مجموعه سند بپردازند. متن کامل بسیاری از مدارک اکنون در سیستم‌های کامپیوتری ذخیره می‌شود تا در فاصله کیلومترها دورتر از کامپیوتر روی صفحه مانیتور یا با کمک دیگر دستگاه‌های نمایشی و یا به صورت رونوشت‌هایی روی کاغذهای کامپیوتری مورد استفاده قرار گیرد. شناسایی اسناد خاص با هر شکل و اندازه‌ای با تهیه اطلاعات کتابنامه کامپیوتری شامل میلیون‌ها مرجع و ماخذ برای اسناد از انواع مختلفی که در سرتاسر دنیا منتشر می‌شود، اکنون بسیار سهل‌تر و سریع‌تر از گذشته است.امروزه از بانک‌های اطلاعاتی شامل داده‌های آماری و علمی نیز می‌توان مستقیماً ااز همین طریق برخوردار شد.                
 مطابق نظریات ابراز شده، این گونه سیستم‌ها ممکن است روزی کتابخانه‌ها و آرشیوها را بی‌مصرف و متروکه کنند، ولی درست همانند دیگر فناوری‌های ارتباطی همانند تلویزیون، چنین نوآوری‌هایی تنها به تکامل روش‌های جاری می‌پردازند تا گرفتن جای آنها و بالنتیجه مورد پذیرش همگان قرار می‌گیرند، به طوری که مثلاً تهیه اقلام ویژه اطلاعاتی یا اطلاعات کتابنامه به وضوح بر روش‌های قدیمی و سنتی رجحان دارد.
مسلم است که این وسایل ارتباطی جدید مشکلات تازه‌ای را برای کتابخانه‌ها و آرشیو‌ها به همراه دارد. ممکن است از سند یا سابقه‌ای که به طور همیشگی در حافظه کامپیوتر ثبت می‌شود، هیچ نوع رونوشت ماندنی دیگری در دست نباشد تا در یک آرشیو سنتی نگهداری شود. نیاز به برنامه‌هایی برای توسعه و بهبود وضع اسناد در جهت رفع این عدم تعادل (بین کشورها) مدت‌هاست شناخته شده و برخی کشورها‌ تاکنون به پیشرفت‌هایی چشمگیر نائل شده‌اند.
تسلط فزاینده فناوری های جدید اطلاعاتی به موازات تعصب‌گرایی که درجهت منافع کشورهای صنعتی اعمال می‌شود، حاکی از آن است که اکنون زمان فراهم‌آوردن و اجرای برنامه‌های مشابه در زمینه توسعه و گسترش نظام اطلاع‌رسانی برای کمک به کشورهای در حال توسعه جهت دست‌ یافتن به خودکفایی فرا رسیده است.
تاریخ شفاهی
یکی از شیوه های پژوهش در تاریخ،  تاریخ شفاهی  است که به شرح و شناسایی وقایع، رویدادها و حوادث تاریخی بر اساس دیدگاه ها، شنیده ها و عملکرد شاهدان، ناظران و فعالان آن ماجراها می پردازد. متون این تاریخ حتی در صورت مکتوب شدن، خصلتی گفتاری  دارد. در فرآیند مصاحبه تاریخ شفاهی دو عامل مصاحبه کننده و راوی ارتباطی تنگاتنگ یافته و مصاحبه کننده به عنوان یک شنونده فعال نقشی بسیار اساسی را ایفاء می کند تا مصاحبه شونده (راوی) در فضایی آرام و بی دغدغه به شرح و بسط دیدگاه ها و شنیده های خود بپردازد. بدیهی است نقش مصاحبه گر در این میان، نقشی فعال و پویاست و گفتمان متقابل این دو عامل با به کار گیری شیوه های اصولی و استاندارد مصاحبه تاریخ شفاهی به آشکار شدن زوایای پنهان تاریخ و بازسازی دوباره آن منجر می شود.     
تاریخچه تاریخ شفاهی
تاریخ شفاهی هم جدیدترین و هم کهن ترین شیوة تاریخ نگاری است. انسانها تاریخ خود را از طریق نقل و روایت اشعار و افسانه های منقول به نسلهای بعدی انتقال دادند. این شیوة انتقال تاریخی در ایران و اسلام سابقة بس غنی و عمیقی دارد. پس از جنگ جهانی دوم و اختراع ضبط صوت تاریخ شفاهی  به عنوان یک منبع تاریخی با ارزش پذیرفته شد .تاریخ شفاهی به شیوة امروز برای اولین بار در سال 1948 م. در دانشگاه کلمبیا پایه گذاری شد و پس از تشکیل انجمن تاریخ شفاهی در سال 1966م. و سپس تأسیس بخش تاریخ شفاهی دانشگاه هاروارد در سال 1967م. وسعت بیشتری یافت و به عنوان مبحثی جدی در محافل پژوهشی و تاریخی جهان شناخته شده و مورد قبول واقع گردید. تاریخ شفاهی در مفهوم جدید آن در ایران اگرچه سابقه چندانی ندارد ولی می توان گفت با وقوع انقلاب اسلامی و ایجاد ضرورت بررسی ریشه های انقلاب و پیامدهای آن شامل وقایع سیاسی چند دهه اخیر، اهمیت ابزار تاریخ شفاهی دو چندان گشت و به سرعت منجر به تأسیس مراکزی چون بنیاد تاریخ انقلاب اسلامی و گروه های تاریخ شفاهی  موسسه مطالعات تاریخ معاصر، حوزه هنری سازمان تبلیغات اسلامی، سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران   و ... گردید.
وب جهان گستر  و فرایند دیجیتال سازی آرشیوها
مواد آرشیوی از اهمیت فوق العاده ای در فرایند های آموزش و پژوهش تاریخ برخوردارند و بنابراین لازم است که به طرق مختلف، شیوه های دسترسی مربیان و تاریخ پژوهان به اینگونه مواد تسهیل گردد. یکی از ابزارهایی که در سال های اخیر نظر بسیاری از کارشناسان متخصصان اطلاع رسانی را در سراسر دنیا به خود معطوف ساخته است، بهره گیری از قابلیت و امکانات وب جهان گسترمی باشد. آرشیو دیجیتالی در محیط مجازی اینترنت اتفاق می افتد، و برای برقراری این محیط مجازی به وجود امکانات سخت افزاری و نرم افزاری خاصی احتیاج است. افرادی هم که در جریان این فرایند قرار می گیرند باید دارای مهارت ها و تخصص های لازم در راستای بهره گیری هرچه بیشتر از این پدیده نوظهور باشند.
البته آرشیویست ها در پرداختن به فرایند دیجیتالی سازی و ایجاد آرشیوهای وب بنیاد، با چالش ها و مشکلات عدیده ای رو به رو هستند که برخی از آن ها در کشورهای جهان سوم نمود بیشتری پیدا می کند. با این حال، چنانچه آرشیوها بخواهند همچنان به روند پایایی و پویایی خود ادامه دهند، لازم است که با روند فناوری های نوین اطلاعاتی و ارتباطی، علی رغم تمامی مشکلات و تنگناهای موجود، همراه شوند.

دیجیتال سازی آرشیوها: مزایا و معایب
مزایا:
 سرعت عمل
سرعت عمل یکی از شاخص های مهم در طبقه بندی اطلاعات آرشیوی است. کارشناسان، برای پردازش و سامان دهی میلیون ها برگ سند، در کار طبقه بندی آنها، نیازمند سرعت عمل هستند. فناوری اطلاعات، در این باره تنها راه حل معقول و منطقی است. فرایند سریع پردازش اطلاعات، در وقت آرشیویست ها و پژوهشگران، صرفه جویی فراوانی به ارمغان می آورد و بهره برداران و کاربران اسناد، شعار دیرینه ”وقت طلاست“ را، با دستیابی به فناوری اطلاعات، بهتر درک می کنند.
 استفاده از اسناد بدون آسیب به اصل سند
 صرفه جویی در نیروی انسانی، وقت و سرمایه
در مراکز آرشیوی، چرخه و فرایند هر عمل، مثلا گردآوری اسناد، ذخیره سازی اطلاعات و غیره، به صورت سنتی ممکن است چندین بار تکرار شو در حالی که تمامی این امور، با فناوری اطلاعات، فقط یک بار انجام می شود.
 دسترسی آسان ، سریع و دقیق به منابع مورد نیاز
مهم ترین کاربرد فناوری اطلاعات، در آرشیوهایی است که اطلاعات را به سراسر دنیا منتقل می کنند؛ به گونه ای که جایگاه فیزیکی آرشیوها، دیگر چندان مهم نیست و سند، در هر کجای دنیا که باشد، می توانند در دسترس جویندگان قرار گیرد.
امور مهم دیگری از جمله تهیه فهرستگان اسنادی و ماخذشناسی، کنترل اطلاعات آرشیوی و اسنادی نیز، به وسیله کاربرد فناوری اطلاعات، با دقت و سرعت بیشتری، امکان پذیر است.
معایب:
 آنالوگ در برابر دیجیتال
 یکی از اصلی ترین موضوعاتی که آرشیویست ها را در خصوص مزایای دیجیتال سازی دچار تردید می-سازد، بحث از دست رفتن پاره ای از اطلاعات به هنگام تبدیل داده های آنالوگ به دیجیتال است. بینایی بشر دارای طبیعت آنالوگ است. این در حالی است که رایانه ها تنها می توانند خصوصیت چیزهایی که به صورت طبیعی به ما می رسد شبیه سازی نمایند. بینایی بشر در مقایسه با رایانه از قدرت تفکیک به مراتب بیشتری برخوردار است و ازاین رو است که تصاویر دیجیتالی نسبت به آنچه که ما در عالم واقع شاهد آن هستیم از کیفیت نا مرغوب تری برخوردارند.
حال این سؤال مطرح می شود که با وجود این موضوع ، پس دیگر چه نیازی به تصاویر دیجیتالی است. پاسخ این سؤال در امور و عملیاتی  است که می توان بر روی این تصاویر از لحظه ورود به رایانه بر روی آن ها انجام دهیم. با ورود تصاویر به رایانه، حوزه دید آدمی به اعداد صفر و یک تبدیل می شود و چون رایانه ها با اعداد کار میکنند، تقریباً روش های بیشماری برای مدیریت و کار بر روی تصاویر وجود دارد. ما می توانیم تصاویر دیجیتالی را به هر زاویه ای چرخانده و به هر ابعادی تغییر مقیاس دهیم. می توانیم چندین تصویر دیجیتالی را با یکدیگر ترکیب کرده تا منظره ای که در عالم واقعیت وجود ندارد ایجاد نماییم. بنابر این، هرچند که شاید تصاویر دیجیتالی نتوانند پیچیدگی-های آنچه چشمان ما می بینند را به طور کامل ارائه کنند، اما ابزاری هستند که امکان گسترش حس بینایی انسان را به حیطه ای که قبلاً هرگز قابل دسترس نبوده، فراهم می سازد.
 بی ثباتی مواد دیجیتالی
موضوع نگهداری مواد آرشیوی، از کهن ترین شکل آن نظیر نسخ خطی و اسناد و مدارک تاریخی گرفته تا جدید ترین انواع آن ها مانند سی دی رام ها، دی وی دی ها و منابع وب بنیاد، همواره یکی از چالش های اصلی آرشیویست ها در آرشیوهای سنتی و دیجیتالی بوده است. با این حال به نظر می رسد که مواد چاپی در مقایسه با مواد دیجیتالی از مقاومت و پایداری به مراتب بیشتری برخوردارند. موسسه ملی استاندارد و فناوری آمریکا  عمر مفید سی دی رام ها و دی وی دی ها را در بهترین شرایط، از 20 تا 200 سال تخمین زده است ( کوهن، 2005).
 با وجود این، موضوع بی ثباتی مواد آرشیوی در حوزه آرشیوهای وب بنیاد از نوعی دیگر است. دستیابی به مواد آرشیوی وب بنیاد، نیازمند دستیابی به شبکه است و دستیابی به اینترنت از طریق خطوط اینترنت تحقق می یابد. برای دسترسی به اینترنت نیز به امکانات سخت افزاری و نرم افزاری خاصی نظیر رایانه، مودم و خط تلفن نیاز است. قدر مسلم آنکه، موجودیت منابع آرشیوی در محیط وب و دسترسی سریع و آسان به آن ها بیش از هر عامل دیگری به موجودیت امکانات یادشده وابسته است. در واقع بدون بسترسازی و فراهم کردن زیرساخت های لازم جهت بهره وری از منابع وب بنیاد، هرگونه تلاشی برای ایجاد آرشیوهای دیجیتالی و دسترس پذیر ساختن مواد آرشیوی عملاً راه به جایی نخواهد برد.
یکی دیگر از وجوه بی ثباتی مواد دیجیتالی وب بنیاد، بحث تغییر آدرس برخی از منابع یا سایت های دربرگیرنده اینگونه منابع است که گاهی اوقات کاربر را دچار سردرگمی نموده و از دسترسی به منابع مورد نیاز باز می دارد. منابع موجود در آرشیوهای سنتی، هر کدام دارای جایگاه و محل نگهداری مخصوص به خود هستند، به طوری که برای هر بار استفاده، می توان آن ها را در همان محل قبلی خود جستجو کرد. در صورتی که در محیط وب، هیچ تضمینی وجود ندارد که کاربر، منابعی را که پیش از این مورد استفاده قرار داده بار دیگر در همان آدرس قبلی مشاهده نماید.
 هزینه های دیجیتال سازی
یکی از موضوعات چالش بر انگیز در حوزه آرشیوهای دیجیتالی، بحث هزینه ها است. آرشیویست ها از یک سو با حجم بالایی از منابع آرشیوی مواجه هستند و از سوی دیگر ناچارند که میان هزینه های دیجیتال سازی (که عمدتاً از اسکن کردن منابع ناشی می شود) و میزان بودجه اختصاصی خود تعادل برقرار نمایند. آرشیو ملی و مدیریت اسناد ایالات متحده، در دستنامه ای که در همین خصوص منتشر ساخته، معیار اصلی انتخاب منابع برای دیجیتال سازی را نیاز های آموزشی و پژوهشی آرشیویست ها عنوان کرده است ( کوهن، 2005).
آرشیویست ها به منظور صرفه جویی در هزینه ها باید همانند کتابداران، تنها موادی را در جریان فرایند دیجیتال سازی قرار دهند که نیاز های مخاطبان را به طرزی شایسته برآورده سازد و بنابراین گاهی اوقات ممکن است پژوهشگران دلایلی برای استفاده ار آرشیو داشته باشند که پدید آورنده گان آرشیو ها قادر به درک آن ها نباشند.

 حق مؤلف
به نظر می رسد که تقابل دیرینه دو مبحث نگهداری و دسترسی به مواد آرشیوی به واسطه حضور آرشیوها در عرصه وب جهان گستر، معنا و مفهومی جدید به خود گرفته است. در آرشیوهای سنتی، دغدغه اصلی آرشیویست ها، در وهله اول حفظ و حراست از میراث گذشتگان و نگهداری از پیشینه های تاریخی بوده و دسترس پذیر ساختن مواد آرشیوی در اولویت بعدی قرار داشته است. در حالی که در آرشیوهای دیجیتالی و وب بنیاد، اولویت بندی یادشده تا حدود زیادی جا به جا می شود و این موضوع موجبات نگرانی برخی از آرشیویست ها را فراهم آورده که مبادا برخی از مزایای وب جهان گستر نظیر دسترسی آسان و دخل و تصرف آسان در مواد دیجیتالی، باعث سوء استفاده و وارونه جلوه دادن منابع تاریخی گردد. از آنجایی که ارزش منابع تاریخی در گرو اعتبار آن ها است، آرشیویست ها سعی کرده اند تا از طریق اعمال قانون حق مؤلف، بر مالکیت منابع وب بنیاد خود صحه نهاده و به نوعی از سوء استفاده های احتمالی افراد جلوگیری نمایند.
به همین دلیل در بخش انتهایی اکثر وب سایت های تاریخی، علامت © به نشانه دارا بودن حق مؤلف درج شده است و معنا و مفهوم آن این است که پدیدآورندگان سایت به رعایت حقوق معنوی خود از سوی کاربران اصرار دارند. اما نکته ای که باید از سوی آرشیویست ها در استفاده از حق مؤلف لحاظ شود، عدم استفاده افراط گونه از آن است. بکار بردن جملاتی نظیر" هر گونه استفاده یا تکثیر بدون مجوز از این اثر به هر نحو که باشد پیگرد قانونی خواهد داشت " نه تنها با قانون حق مؤلف منافات دارد، بلکه حتی اصل " استفاده منصفانه" را زیر سؤال می برد ( کوهن، 2005) .
 نیروی انسانی آموزش دیده
یکی دیگر از مشکلاتی که ممکن است آرشیوهای دیجیتالی و به طور کلی فرایند دیجیتال سازی را با چالش مواجه سازد، بحث نیروی انسانی است. زیرساخت های نرم افزاری و سخت افزاری لازم برای اینگونه فرآیندها ایجاب می کند که افرادی در مسند امور قرار داشته باشند که دست کم با برخی از مفاهیم و شیوه های اولیه دیجیتال سازی که در همین نوشتار تا حدودی مورد بحث قرار گرفت، آشنا باشند. برای نیل به این هدف، آرشیوها ناچارند تا بخشی از بودجه خود را به آموزش کارکنان  اختصاص دهند. البته لازم به ذکر است که موفقیت طرح های دیجیتال سازی تا حدود زیادی در گرو مشارکت و تعامل میان آرشیویست ها، متخصصان رایانه و طراحان وب سایت ها است.
مدیریت منابع الکترونیکی
با توجه به توسعه خدمات الکترونیکی دولتی، آرشیوها و اسناد و اطلاعات الکترونیکی به عنوان بخش مهم این فرایند توسعه، نیاز به سازماندهی و مدیریت ویژه در محیط الکترونیکی و مجازی دارند. در مدیریت اسناد الکترونیکی ما با داده‌های دیجیتالی ‌سروکار داریم و این داده‌ها فرایندی را می‌پیمایند که به آن «چرخه عمر اطلاعات» می‌گویند. این چرخه شامل مراحل زیر است:
 ایجاد یا فراهم‌آوری اطلاعات: که شامل تولید اولیه و گردآوری اطلاعات، وارد کردن آن‌ها در یک نظام و افزودن نمایه‌هایی به آن منبع اطلاعاتی برای بازیابی بهتر می‌باشد.
 استفاده: در این مرحله از چرخه عمر، اطلاعات در دسترس گونه‌های خاصی از کاربران یا گروه‌های تعریف‌شده قرار می‌گیرد و توسط آنان استفاده می‌شود. در اینجا بیش‌تر بحث مدیریت اختیارات و حقوق مطرح می‌شود.
  بازنگری: در طول مراحلی از عمر یک منبع اطلاعاتی، ممکن است آن منبع کنار گذاشته شود یا دیگر قابل استفاده نباشد. بنابراین به منظور اطمینان از این‌که روی‌هم‌رفته نظام اطلاعاتی روزآمد، مناسب و دقیق است، فرایند بازنگری مورد توجه قرار می‌گیرد.
  حفاظت: صحت منابع اطلاعاتی مستلزم آن است که با روش‌های پشتیبانی مناسب، حمایت شود و همچنان که فناوری توسعه می‌یابد، سیاست‌های انتقال نیز تغییر کند.
 کنارگذاری: به دنبال فرایند بازنگری، منابع اطلاعاتی ممکن است نابود شوند، برای استفاده در آینده بایگانی گردند، یا به یک مخزن دائمی ‌یا درازمدت (بایگانی راکد) منتقل شوند.

مشکلات مدیریت منابع الکترونیکی
• مشکلات متعدد در زمینه حفظ و نگهداری آرشیو دیجیتال بدلیل تغییر در فناوریها.
• نداشتن دانش کافی مدیران ارشد در زمینه تخصص رایانه ای و عدم رغبت آنها به تغییر سیستمهای سنتی.
• عدم همگام شدن با سرعت تحولات
• تامین بودجه مورد نیاز
• کهنه‌شدن و غیر قابل ‌استفاده شدن فناوری‌های قدیمی
• خطاهای انسانی
• نداشتن اطلاعات کافی در مورد اهمیت مدیریت اسناد الکترونیکی
• داشتن سیاستهای نامناسب و ضعیف و دادن اولویت کمتر به مدیریت اسناد
•  وجود مدیران اسنادی غیر حرفه‌ای و نبود تجربه کافی در مدیریت اسناد الکترونیک
• کنترل ناکافی در مرحله حذف اطلاعات غیر ضرور
• نداشتن آموزش کافی و هماهنگی
• فقدان یک دستورالعمل و رویه‌کاری و یا استاندارد کلی در حفظ و نگهداری اسناد الکترونیکی

راهکارهایی در زمینه مدیریت منابع الکترونیکی
• ایجاد یک مرکز آموزش مدیریت و حفاظت از اسناد الکترونیک
•  بهبود کیفیت آموزشی مدیران اسناد الکترونیک.
• افزایش مستمر سطح دانش و آگاهی آرشیویست‌ها و مسئولان
• بهبود سیاستها ، استانداردها ، رویه‌ها و اولویتهای عمده
• تعیین مدیر اسنادی در همه مؤسسات دولتی
• همکاری مداوم داخلی و بین‌المللی در زمینه مدیریت اسناد
• اعطای بورسهای بیشتر آموزش و سمینارهای داخل و خارج از کشور.

نتیجه گیری
پیشرفت سریع اطلاعات، رشد اینترنت، ساختار اطلاع‌رسانی جهانی، توسعه سخت‌افزار رایانه‌های شخصی نظیر ایستگاه‌های کاری سریع‌تر، چند منظوره و کاربرپسند و محیط رابط کاربر گرافیکی، کتاب‌های الکترونیکی و پست الکترونیکی مواردی هستند که کتابداران و آرشیویست ها را ناگزیر ساخته‌اند با موقعیت جدید روبرو شده و با این فناوریهای جدید همگام شوند. از سوی دیگر آثار عظیم میراث مستند در معرض سقوط به دره‌ای بی‌پایان (فراموشی) هستند، در صورت دیجیتالی نشدن اطلاعات آنالوگ و عدم امکان دسترسی آسان به آنها، مورد غفلت و فراموشی قرار خواهند گرفت و یا صدمات شدیدی به آنها وارد خواهد شد. با این وجود خطاهای سخت‌افزاری، ویروس‌ها و عوامل متعدد دیگری می‌توانند موجب از بین رفتن کل مجموعه‌های دیجیتالی در یک لحظه شده  و در صورت عدم وجود پشتیبانی برای همیشه از بین بروند.
در این راستا نیاز به الگوهای سیاسی و قانونی در فرآیند دیجیتال سازی آرشیوها جهت حفظ این میراث احساس می شود. امروزه آرشیوها و کتابخانه‌ها از اهمیت ویژه‌ای برخوردار هستند. فناوری، روشهای دستیابی به اطلاعات را تغییر داده و امکان همکاری گسترده را میان مؤسسات با منابع مشترک ایجاد نموده است. این مسئله می‌تواند خطرات حتمی و هزینه‌های این مؤسسات را کاهش و یا متوقف نماید. برنامه حافظه جهانی تنها نمونه‌ای برای ترغیب تمام اعضای جامعه در جهت حفظ حقوق اطلاعاتی به عنوان حقوق اصلی انسانها برای نسل آینده در مسیر پیشرفت‌های دانش مدار است. جورج اورول می‌گوید: «کسی که عنان گذشته در دست اوست، آینده را نیز در دست خواهد داشت و کسی که زمام حال را در دست دارد، گذشته نیز در دست او خواهد بود.

منابع
1. امینی، داود. آرشیو: از تعریف تا وظایف و اهداف و جایگاه. سایت الکترونیکی سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران.
2. پدرسون، آن. نگهداری اسناد. ترجمه رضا مهاجر. تهران: سازمان اسناد ملی ایران. پژوهشکده اسناد. 1380.
3. شریف، عاطفه. رویکردهای مدیریتی در حفاظت دیجیتالی. فصلنامه علوم و فناوری اطلاعات. دوره 21. شماره 3 (بهار 1385). ص 103.
4. صادقیان، نادعلی. اسناد الکترونیکی. شگفت آورترین رسانه ارتباط جمعی در عصر حاضر. فصلنامه گنجینه اسناد 65. بهار 1386.
5. قائممقامی، جهانگیر. مقدمهای بر شناخت اسناد تاریخی. تهران: انجمن آثار ملی، ۱۳۵۰.
6. کیانی هفت لنگ، کیانوش؛ شجاعی، محمدحسین. آرشیو دیجیتال و مدیریت اسناد الکترونیک. پایگاه الکترونیکی مرکز دایره المعارف اسلامی.
7. کیانی هفت لنگ، کیانوش. درباره حافظه جهانی. پایگاه الکترونیکی مرکز دایره المعارف اسلامی.
8. محمدزاده صدیق. دور دنیا با یک کلیک. نشریه الکترونیکی همشهری
9. مختارپور، رضا؛ کریمی، معصومه. تأملی بر نقش و جایگاه وب جهان گستر در تسهیل شیوه های دسترسی به مواد آرشیوی(با تکیه بر فرایند رقومی سازی متن و تصویر). مجله الکترونیکی نما. دوره هفتم. شماره دوم.
10. ملائی‌ توانی، علیرضا. درآمدی بر روش پژوهش در تاریخ. تهران: نشر نی، 1386.
11. نیکبخت، رحیم. اسناد و تاریخ شفاهی معاصر ایران. دوران، مجله الکترونیکی تاریخ معاصر ایران. شماره 9. آذرماه 1385.

(۱) Archive

(۲) Historical Researches

(۳) دانشجوی کارشناسی ارشد دانشگاه الزهرا